سيستم گردش کار در هتل چيست ؟
سيستم گردش کار يک کار تيمي مي باشد بمعني يك استراتژي و تحول سازماني در هتل و در واژه رياضي يك سيستمي است که موجب روش سيستماتيك و متدهاي آماري مديريتي مي شود و به هتل امکان تحول و پيشرفت و توسعه را با اعداد ارقام واقعي مي دهد يک متد مديريتي است که بسياري از بخشهاي هتل را مي توان بدون حضور فيزيکي مديريت، کنترل، و هدايت کرد و اهداف بهينه سازي را به مجموعه اي از اندازه گيريهاي كمي و ابزارهاي آماري پيوند مي دهد و هزينه ها را به مقدار قابل توجهي كاهش مي دهد.
براي اجرا وپياده سازي سيستم وگردش کار در هتل ابتدا بايد تيمهايي از متخصصين تشكيل شود و سرگروه تيم که حتما مي بايست به کليه جزئيات هتل کاملا وارد و با تجربه باشد که بتواند هر اتفاقي که در هر بخش از هتل مي افتد از نظر مالي، اداري، رفاهي، کنترلي و…را از قبل پيش بيني کند را براي هر بخش تعيين يا پيشنهاد و يا اصلاح و تصميم مي گيرند که از بين روش ها بستگي به امکانات ومعماري هتل دارد بايد بهترين روش را براي اجراي آن اتخاذ كنند و سعي در يگ نواختي و هماهنگي سيستم مي کنند و هدف آن دستيابي به كيفيت برتر، و کنترل هاي آسان تر، پرسنل کمتر وکيفيت سرويس دهي است البته اين تيم معمولا از خارج از هتل که تجربه کاري طولاني و متخصص در امور هتلداري هستند بخصوص سرگروه تيم مي بايست اطلاعات وسيعي از کليه بخشهاي هتل داشته باشند انتخاب مي شوند تا با کمک تکنولوژي برنامه هاي خود را ارائه دهند .
به طورکلي مي توان گفت، سيستم گردش کار هتل متدي است كه براساس داده ها هدايت مي شود و پيش گيري قبل از وقوع اشتباهات. و يک تلاش براي جلوگيري از تكرارها و دوباري کاري ها صورت مي گيرد.
در سيستم گردش کار نياز مشتري و هتل تعريف مي شود و عملكرد تامين كنندگان، کاربران بخشها توسط کنترل کننده ها از نزديك مورد سنجش قرار مي دهد. در صورتيکه داده ها و راه کارها صحيح برنامه ريزي و با موفقيت پياده سازي شده باشد تاثير بسيار عميق به روي كيفيت، عملكرد بخشها و منابع انساني خواهد داشت در سيستم گردش کار هتل سياست هاي مديريت هتل با همان کيفيت ها و اندازه ها که از قبل تعريف شده و براي توليد در آشپزخانه در نظرگرفته شده به دست مشتري مي رسد که باعث سرويس دهي مطلوبتر و با کيفيت بهتر به مشتريان ارائه خواهد شد.
از آنجائيکه تصميم گيري ها براساس اطلاعات و آمارهاي واقعي بدست آمده خواهد بود مديريت هتل را از عملکرد بخشها وکارکنان آگاه مي کند و به كيفيت برتر هدايت مي کند و از خطاها، نيروي انساني اضافي کاري، اتلاف وقت، دوباره کاري هاي بي مورد، هزينه ها، جلوگيري مي کند اين سيستم که مجموعه اي ازسيستم ها مي باشد براي بهبود مستمر و دائم برنامه ريزي مي شود و از تغييرات سليقه اي جلوگيري مي کند.
در فضاي پيچيده رقابتي صنعت هتلداري در اين سيستم نمي توان با تفکر سنتي و بدون داشتن اطلاعات از عملکرد و اعداد ارقام واقعي و خطاها و برخي راهكارهاي سليقه اي و غيرکارشناسي به موفقيت رسيد. و سيستم اجازه تغييرات سليقه اي را بدون برنامه ريزي و با در ميان گذاشتن با سر گروه تيم را نمي دهد زيرا براي گرفتن گزارشات لازم و ضروري کنترلي جهت تصميم گيري مديريت گزارش ها برنامه ريزي شده است.
و در اين گزارشات تخصصي يك معيار سنجش و نشان دهند عملکرد كيفي و دقيق هربخش براي ارزيابي عملكرد کاربران است واين گزارش ها باعث خواهد شد بخشها به فعاليت بيشتر و بدون خطا بپردازند وکارکنان در ساعت کاري کار مفيد انجام دهند.
در واقع سيستم گردش کار در هتل يک قانون سفت و سخت است که کاربر را ملزم به اجراي قانون مي کند و اجازه نمي دهد بدون اجراي قانون فعاليت کند زيرا کارمند خطا کار به راحتي شناخته مي شود و اين مهم باعث نظم وانظباط در محيط کار خواهد شد و ازصرف انرژي بيهوده جلوگيري خواهد کرد و خواست مشتري و مديريت هتل و سرعت در کار را فراهم مي کند و از بروز اشتباهات انساني واختلاف ميان کارکنان جلوگيري مي کند و نهايتاً باعث حل اختلاف بصورت منطقي و قانع کننده مي شود زيرا وقايع يا اختلافي که مثلا بين يک کشيرCASHIER باگارسن در مورد پرداخت يک چک رستوران مي افتد را پيش بيني مي کند و در برنامه ريزي ها و گردش کار هتل لحاظ مي کند يا اختلاف بين RECEPTIONIST رسپشنيست وCASHIER کشير مادر براي دريافت يک DEPOSIT از قبل پييش بيني و در سيستم وگردش کار لحاظ شده است اين برنامه ريزي هاي علمي و تخصصي باعث خواهد شد هرگز وقت مدير هتل براي رفع اختلاف ۲ کارمند گرفته نشود همانطوريکه وقت مدير هتل براي کنترل هيچ قسمت از هتل مهندسي، انبار، لاندري، آشپزخانه، و.. با بودن گزارشات لازم و ضرورگرفته نخواهد شد و مديريت فرصت پيدا مي گند براي برنامه هاي هتل با اطلاعات و اعداد ارقام واقعي بدست آمده براي آينده بر اساس آمارها برنامه ريزي کند.
سيستم گردش کار در هتل تمام کارکنان را درگير و مشاركت مي دهد که هر يک در زمان لازم نقش خود را به نحو احسن اجرا کنند .
سيستم و گردش کار به عمل کرد افرادي که با هتل داد ستد دارد نظم و انظباط مي دهد و روي خريد، توليد، مصرف، دريافتي و پرداختي هتل از اشخاص کنترل هاي دقيق و اعداد ارقام واقعي را براي تصميم گيري ارائه مي دهد امروزه با وجود تکنولوژي هاي پيشرفته براي هتل ها پياده سازي سيستم وگردش کار هتل يك نياز بنيادي است و بدون آن نمي توان مديريت کرد با پياده کردن سيستم يكپارچگي بين تمام کارکنان و بخشهاي هتل بوجود خواهد آمد.
و لازم است هتل هاي که در دست سا خت و يا هتل هاي در حال بازسازي به اين مهم توجه داشته باشند و فراموش نکنند هتل بدون پياده سازي سيستم گردش کار هرگز نمي تواند توجيه اقتصادي داشته باشد و امروزه موفقيت و مديريت يک هتل با پياده سازي سيستم وگردش کار صحيح، همکام با معماري ساختمان، امکانات، تجهيزات و تشکيلات و تکنولوزي بدست خواهدآمد.
درود